Algemeen

AFWEZIGHEID Bij verhindering van de les wordt de leerling verzocht zich tijdig af te melden via info@ajts.nl. Voor de lessen in het weekend (locatie Centrum) na vrijdag 15.00 uur graag via de host 06-1619.0906 (uitsluitend bereikbaar in de weekenden waarop de lessen plaatsvinden van vrijdag 15.00 uur t/m zondag 18.00 uur). Lessen kunnen niet op een ander moment worden ingehaald.

De Amsterdamse Jeugdtheaterschool zorgt in principe voor vervanging bij afwezigheid van de docent. In situaties van overmacht of noodgeval kan de AJTS een les laten vervallen.

AANSPRAKELIJKHEID De Amsterdamse Jeugdtheaterschool is niet aansprakelijk voor schade aan of het verdwijnen van eigendommen en goederen van leerlingen.

Inschrijven

Voor deelname aan het volgende leerjaar moet jaarlijks opnieuw worden ingeschreven. Na inschrijving sturen wij per e-mail een bevestiging van ontvangst van de aanmelding; dit is echter geen garantie voor plaatsing.

Dit in verband met de groepsindeling voor de oud-leerlingen; op basis van het aantal terugkerende leerlingen wordt het aantal groepen met nieuwe leerlingen vastgesteld. Inschrijven kan vanaf half maart online. Wij kunnen op 2 september nog besluiten om de lessen te annuleren als de groep te klein is.

Om teleurstelling te voorkomen is het aan te raden om tijdig in te schrijven. Hoe eerder des te groter de kans op plaatsing. Van een aanmelding voor de proefles maken wij ook meteen een aanmelding voor de cursus (indien er plaats is). Annuleren kan nog zonder verdere kosten 14 dagen vóór de start van de lessen of ná de proefles binnen 48 uur.

Betaling lesgeld

Bij het akkoordverklaring gaat u de verplichting aan tot betaling van het volledige lesgeld. Indien de leerling minderjarig is, zijn ouder(s)/verzorger(s) tot betaling van de gehele cursus verplicht (tenzij is geannuleerd binnen de door ons gestelde termijn). Bij niet tijdige betaling ontvangen ouders een betalingsherinnering. De administratieve kosten van deze herinnering bedragen € 10.

Korting en proefles Bij betaling vóór 1 september gelden de bedragen zoals vermeld. Na deze datum wordt het verhoogd (met € 15 voor de korte en € 25 voor de lange cursus). Ook voor leerlingen die de proefles volgen, geldt deze regeling. Hun lesgeld dient dan vóór 12 september te zijn betaald.

NB We houden bij de indeling van de proeflesklassen zoveel mogelijk rekening met de indeling van de groepen, zodat de leerlingen elkaar al kunnen leren kennen. De kans is echter groot dat de leerling na de proefles een andere docent krijgt.

Annulering en restitutie Annulering van de inschrijving dient bij een minderjarige leerling door (één van) de ouders te worden doorgegeven, telefonisch en via de mail. De annulering is pas definitief indien u een bevestiging heeft ontvangen van het secretariaat. Er kan tot uiterlijk 1 september geannuleerd worden voor reguliere lessen en tot 15 augustus voor de Werkplaats of Productieklas. Voor leerlingen die aan een proefles deelnemen, geldt dat de annulering binnen 48 uur na de les moet worden doorgegeven. De machtiging wordt dan ingetrokken of het eventueel betaald lesgeld terugbetaald. Daarna is teruggave van het lesgeld niet meer mogelijk. Annuleren kan allen per mail of brief. Alleen als de annulering van een inschrijving binnen de gestelde termijn door de Amsterdamse Jeugdtheaterschool is ontvangen en door ons bevestigd, wordt het betaalde lesgeld gerestitueerd. Met uitzondering van de proeflessers. Zij kunnen annuleren na de proefles. Bij latere annulering behoudt u de verplichting het volledige lesgeld te betalen. Eenmaal in gang gezette (gespreide) incasso wordt voortgezet tot het lesgeld is voldaan. Indien de AJTS de cursus moet annuleren vanwege Coronamaatregelen, dan wordt het lesgeld naar rato van het aantal gevolgde lessen terugbetaald. Administratiekosten (€ 25) worden niet gerestitueerd.

NB als lesgeld wordt doorgeschoven van het vorige naar het nieuwe lesseizoen, dan staat dit bedrag voor de betaling van de 2e helft van het nieuwe seizoen. Dat betekent dat ouders vanaf de start verantwoordelijk zijn voor de betaling van het lesgeld van de 1e helft van het seizoen.

Stadspaskorting op het lesgeld wordt verleend zodra wij het 6064 nummer hebben ontvangen dat achterop bij de streepjescode staat op de stadspas van de leerling.

Andere mogelijkheden voor ondersteuning Leerlingen die niet of moeilijk in staat zijn lesgeld te betalen, kunnen op verschillende manieren ondersteuning voor de betaling ontvangen. Zie hiervoor onze kortingenpagina>>

Foto’s, promotiemateriaal en privacy

Bij AJTS presentaties en openbare lessen wordt soms gefotografeerd. Deze foto’s worden voor de promotie van de AJTS openbaar gemaakt op de website of gebruikt voor onze flyer/affiche. Plaatsing op Facebook proberen wij zoveel mogelijk te vermijden. Wij plaatsen alleen als ouders hiermee akkoord gaan. Dat kunnen zij doen via het formulier Beeldmateriaal en privacy>>

Schoolreglement

De leerlingen moeten zich houden aan de schoolregels. Deze worden bij de eerste les meegegeven. zie schoolregels

Vakanties

De vakanties sluiten aan bij het reguliere onderwijs in de regio Amsterdam Ga naar het overzicht

PRIVACYBEPALINGEN AJTS

A. Welke persoonlijke gegevens verzamelt de AJTS en waarom?

NAW gegevens (Naam Adres Woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer ouders en leerlingen): om leerlingen en ouders te kunnen informeren en bereiken voor communicatie
Leeftijdsgegevens: (geboortedatum en basisschoolklas) om leerlingen juist te kunnen plaatsen, samen met leeftijdsgenoten
Schoolgegevens (naam school en groep): om voor de theaterlessen te kunnen werven in de schoolomgeving van de leerlingen. Wij doen deze werving overigens zoveel mogelijk via de ouders en hun bereidheid om b.v. affiches en flyers mee te nemen
Bankgegevens (nummer en tenaamstelling): om lesgeld te kunnen incasseren
Korting: Stadspasnummer van de leerling: op basis hiervan wordt korting verleend
Portretfoto die ouders uploaden via het online inschrijfformulier (dit is niet verplicht maar wel wenselijk voor een fotopagina in het presentieboekje, zodat de theaterdocent snel de leerling leert kennen)
Digitale bewijzen van betaling van lesgeld of inkomensgegevensv.m. korting op het lesgeld of de verlening van beurzen, kopie van persoonlijke documenten als legitimatiebewijs/ziektekosten- en reisverzekering (voor deelname aan zomertheaterkamp)
Foto’s van leerlingen (en ouders), genomen bij presentaties en openbare lessen
Toelichting: deze gegevens verzamelen wij gedurende het lesseizoen ook om statistieken te kunnen onderbouwen die van belang zijn voor subsidieaanvragen en rapportage aan onze accountant.

B-1. Hoe worden deze gegevens verkregen?

Ouders vullen deze in via het online inschrijfformulier op de website ajts.nl.
Ouders sturen gegevens per post of digitaal (via de mail) op verzoek van de AJTS
Foto’s: door ouders aangeleverd of door huisfotograaf Rob Becker

B-2. Waar worden deze gegevens voor gebruikt?

Leerlingen kunnen indelen in homogene leeftijdsgroepen
Communicatie over lessen en betaling
Statistiek (geanonimiseerd) voor inschattingen/onderbouwing aanvragen subsidie e.d.
Bepaling kortingen op lesgeld
Werving en marketing m.b.t. cursussen binnen organisatie

C. Wie hebben toegang tot de gegevens?

medewerkers secretariaat en systeembeheerder(s)
Deze gegevens komen via de WordPress website en de plugin Gravity Forms in de backend van de website en ook op de server bij Sabine.nl/Hensel Hosting waar ze worden bewaard. Ook met deze Hosting en de websitebeheerder Jip’s Company heeft de AJTS een verwerkersovereenkomst.
Vanaf de backend van de website importeert de AJTS de gegevens in de leerlingadministratie (Windows Accessbestand in de digitale omgeving van de AJTS).
In het mailprogramma Windows Outlook (inbox en thematische mailmappen) komt ook een deel van de gegevens bij de AJTS binnen en wordt daar bewaard (ook dit vindt plaats in de digitale omgeving van VBVB)

D. Waar worden de gegevens bewaard?

In de backend van de website: tot het moment dat de gegevens worden geladen in onze administratie. Daarna worden ze binnen een kalendermaand verwijderd van achter de website
In de (beveiligde) administratie van de AJTS: maximaal 7 jaar. Op papier, indien er sprake is van een papieren backup: ook 7 jaar, in ons archief. Daarna vernietigd.
Dagelijkse backup van onze administratie bij MKB in de Wolken (systeembeheerder VBVB), van website bij host (Sabine.nl/Hensel Hosting) en websitebeheerder (Jip’s Company)

E. Met wie worden gegevens gedeeld?

De theaterdocent van de leerling is in het bezit van een naam- en telefoonlijst. Deze lijst kan worden geraadpleegd om contact te leggen met ouders in noodgevallen
De hosts van de AJTS zijn ook in het bezit van zo’n lijst (klascode/naam/telefoonnummer ouder/leerling) om de docent te kunnen bijstaan
Op het secretariaat zijn alle gegevens die in de administratie staan, in te zien door de directeur, de office manager, de coördinator en projectcoördinator.
Soms worden contactlijsten verspreid binnen de groep van leerlingen van één klas om de onderlinge communicatie te kunnen bevorderen.
Persoonlijke gegevens worden uitdrukkelijk niet gedeeld met anderen dan genoemd, tenzij in overleg en met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen.

F. Toestemming bij plaatsing foto’s/filmpjes

Bij de inschrijving vragen wij ouders omtrent plaatsing van foto/video(’s) waar hun kind op te zien is, hun expliciete toestemming voor elke publicatie afzonderlijk.

G. Veiligheid

De beveiliging van onze website is te herkennen aan de https:// voorafgaand aan het internetadres
Wij hebben de beveiliging van onze netwerkomgeving uit handen gegeven aan specialisten, die weten wat ze doen (zie punt C)
Wachtwoordgebruik: Om hacken van onze website en de leerlingenadministratie te voorkomen en de gegevens die daarin zijn verwerkt te beveiligen, veranderen de bewerkers ervan maandelijks het wachtwoord voor toegang tot de gegevens. Alle medewerkers loggen in op zowel hun lokale computer als op de digitale werkomgeving en ook nog apart om de website te bewerken. Wij worden door de systemen er regelmatig toe gedwongen de wachtwoorden te wijzigen.
Om datalekken zoveel mogelijk uit te sluiten, is het beleid van bewaren van gegevens in de backend van de website gewijzigd. Bewaarden wij eerder gedurende het gehele lesseizoen de gegevens die bij inschrijving worden geleverd, nu worden deze verwijderd zodra ze in de administratie zijn geïmporteerd, via een plugin die hiervoor zorgt.

Lees meer over uw rechten omtrent privacy

Bezoek de website van de autoriteit persoonsgegevens

De Amsterdamse Jeugdtheaterschool behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te verbeteren c.q. wijzigen.

Opgesteld door Ursula Bouman op 29 april 2019.